Värdet av att digitalisera HR
Vad får du tillbaka om du investerar i att bli mer digital? Här kommer några tänkvärda men konkreta exempel på vad det kan skapa för värde i din organisation.
Unik möjlighet att transformera HR-rollen
Alla vet att HR-rollen historiskt har varit (och i många fall fortfarande är) en administrativt tung funktion. Det är administration av rekryteringsprocessen, hantering av anställningsavtal, administrering av allt som ska finnas på plats inför första dagen på jobbet, löner, semester, dokumentation på sjukfrånvaro och registrering av händelser under anställningsförhållandet. Men det finns stora fördelar att ändra på det genom att använda rätt typer av verktyg.
Den traditionella HR-rollen kan illustreras med hjälp av en tredelad pyramid, där den största delen består av administration, den medelstora delen i mitten av operativt arbete och en liten del på toppen av strategiskt HR-arbete.
Digitaliseringen erbjuder en unik möjlighet för HR att förändra rollen i grunden. Från ett fokus på det administrativa till ett fokus på det strategiska.
Vad är strategiskt HR-arbete?
Vad är det då vi ska lägga tid på istället? Om du är van vid att merparten av ditt arbete handlar om administration kan det vara svårt att föreställa sig.
Strategisk HR är det HR-arbete som har ett strategiskt värde för organisationen. Vad har organisationen för strategiska mål? Strategisk HR är HR som bidrar till att nå dessa. Till skillnad från operativ HR, som handlar om det dagliga HR-arbetet som måste göras oavsett organisationens strategiska mål (exempelvis att hantera arbetsrättsliga frågor) så är det strategiska HR-arbetet ett arbete som i större utsträckning skapar ett värde i organisationen.
Låt oss illustrera detta med en fyrfältare.
Det strategiska arbetet ligger i de två övre rutorna och är ett värdeskapande arbete som antingen är tidskritiskt eller mindre akut. Det administrativa arbetet ligger huvudsakligen i de två nedre rutorna, mer eller mindre akuta uppgifter som inte skapar särskilt mycket värde.
Vad får du om du digitaliserar?
Digitalisering kräver ofta investeringar i nya system och verktyg. Därför är det viktigt att förstå värdet av att digitalisera en process eller en aktivitet. Vissa processer och aktiviteter kanske heller inte ska digitaliseras, därför att det inte skapar ett värde.
För att uppskatta vad digitalisering skulle kunna vara värt för dig kan du ställa dig själv följande två frågor:
1 - Hur mycket tid lägger du på arbetsuppgifter i de två nedre rutorna?
Hur mycket tid lägger du på arbetsuppgifter som inte skapar särskilt mycket värde? Det kan exempelvis vara administration eller att svara på enklare frågor.
Enligt HR-undersökningen 2017 lade HR-professionella (alla befattningar) i genomsnitt 31 procent av sin arbetstid på administration, 42 procent på operativt arbete och 27 procent på strategiskt arbete när undersökningen genomfördes. Det finns dock de som lägger 100 procent av sin arbetstid på administration och de som inte hanterar någon administration alls. Hur ser fördelningen ut i din roll eller i din HR-avdelning?
För att kunna räkna ut besparingen behöver du också veta vad varje timme kostar organisationen i form av lön och avgifter för den som utför arbetsuppgifterna ovan. Använd gärna Alexis ROI-kalkylator.
2 - Vilka strategiska utmaningar skulle du kunna lägga mer tid på?
Om du ska frigöra tid behöver du naturligtvis veta vad du ska lägga tiden på istället. Strategiska utmaningar kan vara svårigheter att attrahera och rekrytera rätt kompetens, nyckelpersoner som lämnar organisationen, låg effektivitet eller missnöjda kunder.
Vad är värdet av att investera tid i strategiska utmaningar? Det är betydligt svårare att räkna på, och beror såklart på en massa saker. För att göra en uppskattning av effekten av ett strategiskt arbete kan du använda dig av den vetenskapliga litteraturen.
Exempelvis visar forskning [1] på samband mellan olika typer av organisationskulturer och bland annat tillfredsställelse och engagemang, innovation och produktkvalitet, samt tillväxt och vinst. Det finns även kopplingar mellan organisationskultur och personalomsättning [2].
Ponera att tiden du sparar till följd av mindre administration och enkla operativa frågor istället kan läggas på att stärka organisationskulturen. Om arbetet bidrar till att en person färre slutar varje år, eller ger små positiva effekter på produktivitet och resultat, kan det snabbt ge avkastning på tiden du lägger ner. För att visa på de faktiska resultaten av investeringen bör du såklart mäta effekterna i din egen organisation.
Efter att ha identifierat vilka strategiska utmaningar du vill fokusera på, överväg hur extern expertis, som en marknadsföringskonsult kan stärka ditt arbete.
Källor:
[1] Hartnell, C. A., Ou, A. Y., Kinicki, A. (2011). Organizational culture and organizational effectiveness: A meta-analytic investigation of the competing values framework's theoretical suppositions. Journal of Applied Psychology, 96(4), 677-694.
[2] Halter, M., Boiko, O., Pelone, F., Beighton, C., Harris, R., Gale, J., Gourlay, S., & Drenna, V. (2017). The determinants and consequences of adult nursing staff turnover: a systematic review of systematic reviews. BCM Health Services Research, 17(824), 1-20.
/Astrid Svedérus
AlexisHR är en tjänst som samlar all personaldata på ett ställe. Automatisera onboarding till offboarding och allt däremellan. Anpassat för bolag som jobbar på kontor, distans eller både och.
