Värdet av att digitalisera HR

Astrid Svedérus
HR Expert
Digitalisering


Värdet av att digitalisera HR

Vad får du tillbaka om du investerar i att bli mer digital? Här kommer några tänkvärda men konkreta exempel på vad det kan skapa för värde i din organisation.


Unik möjlighet att transformera HR-rollen

Alla vet att HR-rollen historiskt har varit (och i många fall fortfarande är) en administrativt tung funktion. Det är administration av rekryteringsprocessen, hantering av anställningsavtal, administrering av allt som ska finnas på plats inför första dagen på jobbet, löner, semester, dokumentation på sjukfrånvaro och registrering av händelser under anställningsförhållandet. Men det finns stora fördelar att ändra på det genom att använda rätt typer av verktyg.


Den traditionella HR-rollen kan illustreras med hjälp av en tredelad pyramid, där den största delen består av administration, den medelstora delen i mitten av operativt arbete och en liten del på toppen av strategiskt HR-arbete.



Digitaliseringen erbjuder en unik möjlighet för HR att förändra rollen i grunden. Från ett fokus på det administrativa till ett fokus på det strategiska.



Vad är strategiskt HR-arbete?

Vad är det då vi ska lägga tid på istället? Om du är van vid att merparten av ditt arbete handlar om administration kan det vara svårt att föreställa sig.


Strategisk HR är det HR-arbete som har ett strategiskt värde för organisationen. Vad har organisationen för strategiska mål? Strategisk HR är HR som bidrar till att nå dessa. Till skillnad från operativ HR, som handlar om det dagliga HR-arbetet som måste göras oavsett organisationens strategiska mål (exempelvis att hantera arbetsrättsliga frågor) så är det strategiska HR-arbetet ett arbete som i större utsträckning skapar ett värde i organisationen.


Låt oss illustrera detta med en fyrfältare.

Det strategiska arbetet ligger i de två övre rutorna och är ett värdeskapande arbete som antingen är tidskritiskt eller mindre akut. Det administrativa arbetet ligger huvudsakligen i de två nedre rutorna, mer eller mindre akuta uppgifter som inte skapar särskilt mycket värde.

Vad får du om du digitaliserar?

Digitalisering kräver ofta investeringar i nya system och verktyg. Därför är det viktigt att förstå värdet av att digitalisera en process eller en aktivitet. Vissa processer och aktiviteter kanske heller inte ska digitaliseras, därför att det inte skapar ett värde.


För att uppskatta vad digitalisering skulle kunna vara värt för dig kan du ställa dig själv följande två frågor:

1 - Hur mycket tid lägger du på arbetsuppgifter i de två nedre rutorna?

Hur mycket tid lägger du på arbetsuppgifter som inte skapar särskilt mycket värde? Det kan exempelvis vara administration eller att svara på enklare frågor.


Enligt HR-undersökningen 2017 lade HR-professionella (alla befattningar) i genomsnitt 31 procent av sin arbetstid på administration, 42 procent på operativt arbete och 27 procent på strategiskt arbete när undersökningen genomfördes. Det finns dock de som lägger 100 procent av sin arbetstid på administration och de som inte hanterar någon administration alls. Hur ser fördelningen ut i din roll eller i din HR-avdelning?


För att kunna räkna ut besparingen behöver du också veta vad varje timme kostar organisationen i form av lön och avgifter för den som utför arbetsuppgifterna ovan. Använd gärna Alexis ROI-kalkylator.

2 - Vilka strategiska utmaningar skulle du kunna lägga mer tid på?

Om du ska frigöra tid behöver du naturligtvis veta vad du ska lägga tiden på istället. Strategiska utmaningar kan vara svårigheter att attrahera och rekrytera rätt kompetens, nyckelpersoner som lämnar organisationen, låg effektivitet eller missnöjda kunder.


Vad är värdet av att investera tid i strategiska utmaningar? Det är betydligt svårare att räkna på, och beror såklart på en massa saker. För att göra en uppskattning av effekten av ett strategiskt arbete kan du använda dig av den vetenskapliga litteraturen. 


Exempelvis visar forskning [1] på samband mellan olika typer av organisationskulturer och bland annat tillfredsställelse och engagemang, innovation och produktkvalitet, samt tillväxt och vinst. Det finns även kopplingar mellan organisationskultur och personalomsättning [2].


Ponera att tiden du sparar till följd av mindre administration och enkla operativa frågor istället kan läggas på att stärka organisationskulturen. Om arbetet bidrar till att en person färre slutar varje år, eller ger små positiva effekter på produktivitet och resultat, kan det snabbt ge avkastning på tiden du lägger ner. För att visa på de faktiska resultaten av investeringen bör du såklart mäta effekterna i din egen organisation.

Källor:

[1] Hartnell, C. A., Ou, A. Y., Kinicki, A. (2011). Organizational culture and organizational effectiveness: A meta-analytic investigation of the competing values framework's theoretical suppositions. Journal of Applied Psychology, 96(4), 677-694.

[2] Halter, M., Boiko, O., Pelone, F., Beighton, C., Harris, R., Gale, J., Gourlay, S., & Drenna, V. (2017). The determinants and consequences of adult nursing staff turnover: a systematic review of systematic reviews. BCM Health Services Research, 17(824), 1-20.


/Astrid Svedérus


AlexisHR är en tjänst som samlar all personaldata på ett ställe. Automatisera onboarding till offboarding och allt däremellan. Anpassat för bolag som jobbar på kontor, distans eller både och. Boka gratis genomgång via den här länken.

Categories

Värdet av att digitalisera HR

Astrid Svedérus
HR Expert
Digitalisering


Värdet av att digitalisera HR

Vad får du tillbaka om du investerar i att bli mer digital? Här kommer några tänkvärda men konkreta exempel på vad det kan skapa för värde i din organisation.


Unik möjlighet att transformera HR-rollen

Alla vet att HR-rollen historiskt har varit (och i många fall fortfarande är) en administrativt tung funktion. Det är administration av rekryteringsprocessen, hantering av anställningsavtal, administrering av allt som ska finnas på plats inför första dagen på jobbet, löner, semester, dokumentation på sjukfrånvaro och registrering av händelser under anställningsförhållandet. Men det finns stora fördelar att ändra på det genom att använda rätt typer av verktyg.


Den traditionella HR-rollen kan illustreras med hjälp av en tredelad pyramid, där den största delen består av administration, den medelstora delen i mitten av operativt arbete och en liten del på toppen av strategiskt HR-arbete.



Digitaliseringen erbjuder en unik möjlighet för HR att förändra rollen i grunden. Från ett fokus på det administrativa till ett fokus på det strategiska.



Vad är strategiskt HR-arbete?

Vad är det då vi ska lägga tid på istället? Om du är van vid att merparten av ditt arbete handlar om administration kan det vara svårt att föreställa sig.


Strategisk HR är det HR-arbete som har ett strategiskt värde för organisationen. Vad har organisationen för strategiska mål? Strategisk HR är HR som bidrar till att nå dessa. Till skillnad från operativ HR, som handlar om det dagliga HR-arbetet som måste göras oavsett organisationens strategiska mål (exempelvis att hantera arbetsrättsliga frågor) så är det strategiska HR-arbetet ett arbete som i större utsträckning skapar ett värde i organisationen.


Låt oss illustrera detta med en fyrfältare.

Det strategiska arbetet ligger i de två övre rutorna och är ett värdeskapande arbete som antingen är tidskritiskt eller mindre akut. Det administrativa arbetet ligger huvudsakligen i de två nedre rutorna, mer eller mindre akuta uppgifter som inte skapar särskilt mycket värde.

Vad får du om du digitaliserar?

Digitalisering kräver ofta investeringar i nya system och verktyg. Därför är det viktigt att förstå värdet av att digitalisera en process eller en aktivitet. Vissa processer och aktiviteter kanske heller inte ska digitaliseras, därför att det inte skapar ett värde.


För att uppskatta vad digitalisering skulle kunna vara värt för dig kan du ställa dig själv följande två frågor:

1 - Hur mycket tid lägger du på arbetsuppgifter i de två nedre rutorna?

Hur mycket tid lägger du på arbetsuppgifter som inte skapar särskilt mycket värde? Det kan exempelvis vara administration eller att svara på enklare frågor.


Enligt HR-undersökningen 2017 lade HR-professionella (alla befattningar) i genomsnitt 31 procent av sin arbetstid på administration, 42 procent på operativt arbete och 27 procent på strategiskt arbete när undersökningen genomfördes. Det finns dock de som lägger 100 procent av sin arbetstid på administration och de som inte hanterar någon administration alls. Hur ser fördelningen ut i din roll eller i din HR-avdelning?


För att kunna räkna ut besparingen behöver du också veta vad varje timme kostar organisationen i form av lön och avgifter för den som utför arbetsuppgifterna ovan. Använd gärna Alexis ROI-kalkylator.

2 - Vilka strategiska utmaningar skulle du kunna lägga mer tid på?

Om du ska frigöra tid behöver du naturligtvis veta vad du ska lägga tiden på istället. Strategiska utmaningar kan vara svårigheter att attrahera och rekrytera rätt kompetens, nyckelpersoner som lämnar organisationen, låg effektivitet eller missnöjda kunder.


Vad är värdet av att investera tid i strategiska utmaningar? Det är betydligt svårare att räkna på, och beror såklart på en massa saker. För att göra en uppskattning av effekten av ett strategiskt arbete kan du använda dig av den vetenskapliga litteraturen. 


Exempelvis visar forskning [1] på samband mellan olika typer av organisationskulturer och bland annat tillfredsställelse och engagemang, innovation och produktkvalitet, samt tillväxt och vinst. Det finns även kopplingar mellan organisationskultur och personalomsättning [2].


Ponera att tiden du sparar till följd av mindre administration och enkla operativa frågor istället kan läggas på att stärka organisationskulturen. Om arbetet bidrar till att en person färre slutar varje år, eller ger små positiva effekter på produktivitet och resultat, kan det snabbt ge avkastning på tiden du lägger ner. För att visa på de faktiska resultaten av investeringen bör du såklart mäta effekterna i din egen organisation.

Källor:

[1] Hartnell, C. A., Ou, A. Y., Kinicki, A. (2011). Organizational culture and organizational effectiveness: A meta-analytic investigation of the competing values framework's theoretical suppositions. Journal of Applied Psychology, 96(4), 677-694.

[2] Halter, M., Boiko, O., Pelone, F., Beighton, C., Harris, R., Gale, J., Gourlay, S., & Drenna, V. (2017). The determinants and consequences of adult nursing staff turnover: a systematic review of systematic reviews. BCM Health Services Research, 17(824), 1-20.


/Astrid Svedérus


AlexisHR är en tjänst som samlar all personaldata på ett ställe. Automatisera onboarding till offboarding och allt däremellan. Anpassat för bolag som jobbar på kontor, distans eller både och. Boka gratis genomgång via den här länken.

HR skola

20 förkortningar inom HR som du måste ha koll på

Inom HR-världen förekommer det historiskt sett många olika förkortningar och begrepp, ofta i en blandning av engelska och svenska. Många av oss använder dagligen ord som KPI:er, LAS eller TA. Här redogör vi för några förkortningar inom HR, HR-tech och rekrytering som kanske inte är lika utbredda ännu. Hur många är du bekant med? 

 


  1. ATS - Applicant Tracking System

ATS är den programvara som arbetsgivare och rekryterare använder för att sortera och prioritera mellan kandidater som sökt till lediga tjänster. 


  1. CHRO - Chief Human Resources Officer

En CHRO är en högre uppsatt HR-chef, ofta på koncernnivå. Denna tjänst kan också kallas för CPO (Chief People Officer). 

 

  1. CSR - Corporate Social Responsibility.

CSR handlar om att företag ska ta ansvar för hur de påverkar samhället, ur såväl ett ekonomiskt, miljömässigt som socialt perspektiv.

 

  1. ERP - Enterprise Resource Planning

ERP är en samlingsbeteckning för alla centrala processer som behövs för att driva ett företag; till exempel HR, ekonomi, kommunikation och försäljning. En ERP-lösning antingen integrerar dessa processer i ett enda system, alternativt ser till att processerna pratar med varandra genom olika speciallösningar.

 

  1. GMA - General Mental Ability

General Mental Ability översätts till generell begåvning eller den generella intelligensfaktorn (g-faktorn). Att mäta GMA är en metod som anses kunna förutse arbetsprestation, och används därför ofta i samband med urval i rekryteringsprocessen. 

 

  1. HCM - Human Capital Management. 

HCM är i princip synonymt med HRM, som i praktiken handlar om hantering eller administration av personal. 

 

  1. HRM - Human Resources Management

Förutom att vara synonymt med HCM (se ovan), täcker HRM också de strategiska aspekterna av HR’s uppgifter. HRM kan även avse ett HRM-system (Human Resources Management System).

 

  1. HMS - Hälsa, miljö och säkerhet

HMS är en svensk förkortning för hälsa, miljö och säkerhet, som på engelska förkortas HSE (health, safety, environment). Begreppet började användas redan på 90-talet när man skärpte reglerna kring arbetsmiljön och företag började arbeta mer aktivt med densamma. 

 

  1. HRIS - Human Resources Information System

HRIS är ett annat ord för HR-system eller HRM-system. 

 

  1.  IAM - Identity and Access Management

IAM är en förkortning för hantering av identitets- och åtkomstkontroll. Det reglerar de anställdas tillgång till IT-miljön i företaget. För att detta ska vara framgångsrikt är det viktigt med ett korrekt flöde från HR-systemet.

 

  1.  KBR - Kompetensbaserad rekrytering

I kompetensbaserad rekrytering fokuserar man på de kompetenser som behövs i rollen. Vid KBR ligger fokus på intervjuer och tester för att ta reda på om kandidaten har det som krävs för den specifika tjänsten. 

  1. LCMS - Learning Content Management System 

LCMS är den plattform där man bygger utbildningens innehåll, i motsats till LMS (se nedan) som är platsen där studenterna genomför kursen. 

 

  1. LMS - Learning Management System 

LMS är ett system där man gör moduler för inlärning och utbildning tillgängliga för användaren. Dessa moduler sätts samman till kompletta e-learningutbildningar. 

 

  1. LRS - Learning Record Store. 

LRS står för Learning Record Store och är en sida för administrativ information eller metadata om organisationens lärande. Det kan exempelvis röra sig om information om hur stor del kursdeltagarna som har slutfört en utbildning. 

 

  1. LXP - Learning Experience Platform

LXP är, precis som LMS, en utbildningsplattform. På en LXP ligger dock fokus på användaren och lärupplevelsen, medan ett LMS har betoning på den administrativa hanteringen av kurser och utbildningar. 

 

  1. OKR - Objectives and Key Results. 

OKR är något som medarbetaren själv sätter upp, där “objective” står för önskat mål, och “key result” står för de effekter som måste åstadkommas för att nå målet. 

  1. ROI - Return On Investment

ROI är avkastning på investering på svenska. Det är ett lönsamhetsmål som mäter skillnaden mellan ackumulerade vinster och ackumulerade investeringar kopplade till det som mäts. Mätningen är kopplad till en specifik tidsperiod. 

  1. SaaS - Software as a Service

På svenska översätts det till “mjukvara som en tjänst”. Det finns till exempel en rad olika SaaS-företag, där produkten är programvaran. Även om det inte är ett rent HR-ord är det vanligt att använda sig av SaaS-lösningar i olika processer; till exempel vid medarbetarundersökningar eller lönekartläggningar. 

 

  1. SCORM - Shareable Content Object Reference Model

SCORM är olika specifikationer och standarder för webbaserad e-learning. Om två olika system stöder SCORM går det att dela utbildningsinnehåll mellan de båda. 

 

  1. xAPI - Experience API

xAPI kan betraktas som en eftertföljare till SCORM som standard för e-learning. xAPI har fler fördelar än SCORM, då det har bättre lösningar för till exempel appar och inloggning. 

 

Saknar du några viktiga förkortningar? Hör av dig till oss via Linkedin!

/Josefin

 ______________________________________________________

Josefin Fällgren är Strategic People Partner på AlexisHR, där hon bidrar med sin HR-kunskap genom att bland annat erbjuda rådgivning mot kunder och att utveckla plattformen ur ett HR-perspektiv. Hon har närmare 10 års erfarenhet av att arbeta brett med HR, inom främst media- och techföretag. AlexisHR är en tjänst som samlar all personaldata på ett ställe. Automatisera onboarding till offboarding och allt däremellan. Anpassat för bolag som jobbar på kontor, distans eller både och.


Josefin Fällgren
Strategic People Partner
Show more
No items found.
No items found.
No items found.
No items found.