Tre tips till dig som ny HR-chef
Har du nyligen fått rollen som HR-chef på ditt företag? Är det första gången som du är chef och vet inte riktigt var du ska börja? Här kommer några tips till dig för att snabbt få dig på banan!
Bara under de senaste åren har vi märkt att allt fler små och mellanstora företag ser vinsten med att ha en egen HR-avdelning. När dessa företag anställer sin nya chef är den här personen ofta själv på HR och ska ensam bygga upp avdelningen, sätta upp en fungerande strategi och sköta rekryteringen i det växande bolaget. Detta kan självklart kännas minst sagt överväldigande.
Med detta inlägg vill vi därför ge några tips som kan vara bra att ha när du inte riktigt vet i vilken ände du ska börja. Du behöver inte ha ambitionen att göra allt på en gång, utan börja med det viktigaste och ta det steg för steg. Kom också ihåg att ha roligt och fira dina framsteg!
Börja med grunden
Utgångsläget kan variera, beroende på hur ungt företaget är och hur många anställda det finns, men det är självklart viktigt att se till att man följer rådande regelverk. Se till att ta fram en avtalsmall för anställningar, upprätta lagenliga policies och riktlinjer (exempelvis inom arbetsmiljö, rehabilitering och jämställdhet), och skapa en GDPR-säkrad databas för personaluppgifter och relaterade dokument. Eventuellt behöver du även upprätta företagspolicys inom olika områden, till exempel för tjänstledighet och försäkringar. Det är även mycket bra att ha ett årshjul för att veta när på året man ska utföra vissa processer. När det grundläggande rutinerna finns på plats kan man sedan införa andra processer som stödjer företagets behov och vision.
Digitalisera
När det kommer till ovan nämnda - att skapa en GDPR-säkrad plattform för personaldata - är det alltid bra att i ett så tidigt skede som möjligt införa ett systemstöd i form av ett HR-system. Ett sådant underlättar administration och frigör tid till andra viktiga fokusområden som tillför mervärde. I ett modernt system finns det möjlighet att automatisera processer som till exempel tidrapportering, medarbetarsamtal och on- och offboarding. Det kan ta lite tid och tankeverksamhet att sätta upp och anpassa ett system som man vill ha det - men vinsten är så pass stor att det alltid är värt att lägga ner den tiden. Om man väljer en bra systemleverantör får man dessutom ett proffsigt och bra stöd i implementationsarbetet. Man får inte heller glömma att genom att digitalisera personaldatahantering och anslutande processer så blir man en mer modern och attraktiv arbetsgivare, vilket är en stor hjälp i employment branding-arbetet och när man ska attrahera nya talanger.
Jobba mätbart och strategiskt
När man väl har satt grunden i sin nya HR-organisation - det vill säga fått allt nödvändigt på plats tillsammans med digitala verktyg för att underlätta arbetet - är det dags att börja arbeta mer strategiskt med HR. Men kom ihåg att det får ta sin tid att sätta grunden och digitalisera, och att det strategiska arbetet kommer mer naturligt när processerna flyter på som de ska. För att börja arbeta strategiskt behöver du veta vad organisationens mål är - samt sätta upp egna mål för ditt HR-arbete. KPI:er och metrics är kvantitativa mått som du kan använda för att mäta framgång för en viss aktivitet eller process, och dessa visualiserar dina nådda resultat och gör beslutsfattande och problemlösning enklare. Ofta ingår mål som att behålla sina talanger eller att sträva efter en jämn könsfördelning - då är det viktigt att ha ett verktyg som underlättar vid att ta fram dessa nyckeltal - vilket ett modernt HR-system har på plats. Genom att följa KPI:erna under tid ser man vilka resultat specifika åtgärder ger, och om man eventuellt ska prova nya strategier för att nå dit man vill och att uppnå uppsatta mål.
