Förändring i fokus för HR
Ett modernt system idag går att integrera med dina befintliga HR-verktyg som i sin tur gör att man med ny teknik kan koppla på flera funktioner. API:er eller nyckelfärdiga integrationer kan sammanföra flöden av data mellan olika system. Det möjliggör en kostnadseffektiv och skalbar lösning som även mindre och nystartade företag har råd med. Men så har det inte alltid varit.
De senaste 30 åren har HR-funktionen förändrats dramatiskt i och med att teknologin förbättrats. Systemets roll har förändrats från att främst handla om rutinmässiga transaktioner till att fungera som stöd till mer strategiska aktiviteter genom flexibla och webbaserade system. Därigenom har även HRs roll gått från att vara en ren administrativ funktion till att vara en mer strategisk sådan. Funktionen har blivit allt mer viktig i och med att konkurrensen om kompetensen har ökat. HR tar hand om företagets största resurs - medarbetarna - men fokuserar också på t.ex. employer branding och har en självklar plats i ledningsgrupper på moderna företag.
Från personalavdelning till HR team
Från början refererade man till HR som “personalavdelningen” och man jobbade främst med att anställa ny personal och se till att lönerna blev utbetalda. Det var inte vanligt att ha ett system, personaldata sparades i fysiska pappersmappar och processer skrevs ner för hand. Någon gång på 80-talet började de större företagen att införa system för hanteringen av personaluppgifter. Systemen skapades på plats, fanns på lokala servrar och fokuserade på rutinmässiga transaktioner av data.
I USA i slutet av 80-talet släpptes de första systemen på klientserver, det vill säga system byggt på samverkan mellan persondatorer (klienter) och servrar i ett nätverk. De ökade snabbt i popularitet och ersatte de lokala lösningarna. Tekniken accelerade, och redan ungefär 10 år efter det började företag använda onlinekonton på webbaserade portaler för att få tillgång till sina anställdas prestationer och utveckling. Under det tidiga 2000-talet började företag att fokusera mer på talent management och efterfrågade strategisk funktionalitet och flexibilitet i sina system. Eftersom tekniken var begränsad skaffade man flera olika system för att täcka de olika behoven. Det handlade ofta om stora, dyra och tidsödande implementationer. Resultatet blev att man arbetade i ett flertal, separata program som gav en begränsad överblick.
Manuellt arbete en tidstjuv
Trots att trenden sedan några år tillbaka pekar mot digitalisering är många företag kvar i det här mer traditionella tänket. Det är inte heller ovanligt att man kompletterar de olika lösningarna med data i excelark för att få en bättre översikt. Även om HR har fått en betydligt viktigare och mer framträdande roll ägnar de som jobbar i dessa företag fortfarande stor tid åt att hantera administration - tid som skulle kunna användas till att förbättra företagets resultat.
Ny teknik driver utvecklingen
Med den teknologiska utvecklingen de senaste åren har det blivit möjligt att skapa ett system som arbetar evidensbaserat, stödjer beslutsfattande, är flexibelt och möjliggör informationsdelning. Genom att till exempel visualisera data kan man enklare förstå och jobba med viktiga KPI:er som medarbetaromsättning eller sjukfrånvaro. Ett modernt system idag går även att integrera med dina befintliga HR-verktyg som i sin tur gör att man med ny teknik kan koppla på flera funktioner. API:er eller nyckelfärdiga integrationer kan sammanföra flöden av data mellan olika system. Syftet med att digitalisera HR är att hantera data tryggt enligt GDPR men också att automatisera enformiga processer för att frigöra tid och istället arbeta mer med värdeskapande HR, och därigenom hjälpa organisationen att nå sina strategiska mål!
//Josefin
- - -
Josefin Fällgren är Strategic People Partner på AlexisHR, där hon bidrar med sin HR-kunskap genom att bland annat erbjuda rådgivning mot kunder och att utveckla plattformen ur ett HR-perspektiv. Hon har närmare 10 års erfarenhet av att arbeta brett med HR, inom främst media- och techföretag. AlexisHR är en tjänst som samlar all personaldata på ett ställe. Automatisera onboarding till offboarding och allt däremellan. Anpassat för bolag som jobbar på kontor, distans eller både och.
